1. Objetivo e escopo

Esta Política de Privacidade descreve como o Consórcio Limpa Gyn trata dados pessoais no Canal de Atendimento e Comunicações via WhatsApp, utilizado para comunicação com usuários e para a gestão de solicitações e comunicações operacionais relacionadas aos serviços executados pelo Consórcio Limpa Gyn.

O canal é utilizado exclusivamente para:

• confirmar dados da solicitação;
• informar data e hora de realização do serviço;
• acompanhar a execução e verificar a conclusão do serviço;
• registrar histórico de atendimento para fins de controle operacional, auditoria, qualidade e prevenção a fraudes.

Este canal não é utilizado para fins comerciais, publicitários ou promocionais.

2. Controladora dos dados pessoais

Para fins da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD (Lei nº 13.709/2018), o Consórcio Limpa Gyn é a CONTROLADORA dos dados pessoais tratados neste canal de atendimento, sendo responsável por definir as finalidades e os meios do tratamento.

3. Finalidades do tratamento

Os dados pessoais são tratados pelo Limpa Gyn para as seguintes finalidades:

• confirmar e validar dados da solicitação;
• comunicar agendamento, alterações e conclusão do serviço;
• acompanhar a execução e o status das demandas;
• registrar histórico do atendimento para fins de auditoria, controle de qualidade, gestão operacional e prevenção a fraudes;
• cumprir obrigações legais, regulatórias e contratuais;
• exercer direitos em processos administrativos, judiciais ou arbitrais.

4. Origem dos dados pessoais

Os dados pessoais tratados podem ter origem em:

1. informações fornecidas diretamente pelo usuário em formulários, sistemas ou canais de solicitação vinculados ao serviço;
2. interações realizadas no próprio WhatsApp (mensagens, áudios, imagens, vídeos e anexos);
3. registros operacionais gerados durante a execução do serviço (status, datas, horários e observações).

5. Categorias de dados pessoais tratados

De acordo com a natureza da solicitação, podem ser tratados:

5.1 Dados de identificação e contato

• nome;
• número de telefone/WhatsApp.

5.2 Dados da solicitação

• endereço ou local do serviço;
• número de protocolo ou referência do chamado (quando houver);
• descrição da demanda;
• informações necessárias para agendamento, execução e conclusão.

5.3 Conteúdo das comunicações

• mensagens de texto, áudios, imagens, vídeos e documentos enviados ou recebidos durante o atendimento.

5.4 Dados técnicos e registros

• data e hora das mensagens;
• identificadores técnicos do WhatsApp;
• identificadores de sessão ou atendimento;
• logs de auditoria, controle e segurança.

Dados sensíveis: O Consórcio Limpa Gyn não solicita dados pessoais sensíveis. Caso o usuário os envie espontaneamente, o tratamento ocorrerá apenas de forma excepcional e limitada ao estritamente necessário para responder e registrar o atendimento.

6. Bases legais do tratamento

O tratamento de dados pessoais pelo Limpa Gyn ocorre com fundamento nas bases legais previstas na LGPD, conforme o caso, incluindo:

• execução de procedimentos e atendimento solicitados pelo titular;
• legítimo interesse, para comunicações operacionais, melhoria contínua do atendimento, auditoria, segurança e prevenção a fraudes, com adoção de salvaguardas e respeito aos direitos e liberdades do titular;
• cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• exercício regular de direitos em processos administrativos, judiciais ou arbitrais.

Quando adotado o legítimo interesse, o Limpa Gyn realiza avaliações internas para assegurar a necessidade, adequação e proporcionalidade do tratamento.

7. Funcionamento do canal de atendimento

As comunicações são realizadas por meio da WhatsApp Business Platform (Cloud API) e geridas em plataforma de atendimento utilizada pelo Limpa Gyn para organização de filas, registro de histórico e auditoria.

Opt-out

O usuário pode solicitar a interrupção das mensagens a qualquer momento, respondendo "SAIR", "PARAR" ou solicitando ao atendente.

Mensagens padronizadas

Dependendo do tempo desde a última interação, podem ser utilizadas mensagens padronizadas (templates), conforme as regras do WhatsApp.

8. Compartilhamento de dados com terceiros

Para viabilizar a operação do canal, os dados pessoais podem ser tratados por terceiros estritamente necessários, incluindo:

• Meta/WhatsApp, responsável pela entrega e recebimento das mensagens;
• plataformas de atendimento e provedores de tecnologia, hospedagem, armazenamento, banco de dados e backup utilizados pelo Limpa Gyn.

Esses terceiros atuam como operadores, mediante contratos que estabelecem deveres de confidencialidade, segurança e tratamento conforme a LGPD.

9. Transferência internacional de dados

Em razão da utilização de serviços globais de tecnologia, os dados pessoais podem ser processados ou armazenados fora do Brasil.

Quando aplicável, a transferência internacional observa as hipóteses legais previstas no art. 33 da LGPD, com adoção de medidas técnicas, contratuais e organizacionais adequadas para a proteção dos dados pessoais.

10. Retenção e descarte de dados

Os dados pessoais são mantidos pelo período necessário para:

• executar e comprovar a prestação do serviço;
• cumprir obrigações legais, regulatórias e contratuais;
• atender auditorias internas e externas;
• exercer direitos e assegurar defesa em processos administrativos ou judiciais.

Diretriz operacional:

• histórico de atendimento e evidências: até 5 (cinco) anos após a conclusão do serviço, salvo exigência diversa;
• logs de segurança e auditoria: até 12 (doze) meses;
• após os prazos, os dados são descartados ou anonimizados, conforme requisitos legais.

Mesmo após solicitação de opt-out, podem ser mantidos registros mínimos para evitar recontato indevido e cumprir obrigações legais.

11. Direitos do titular

O titular pode exercer os direitos previstos na LGPD, incluindo confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização ou eliminação quando cabível, portabilidade, informação sobre compartilhamentos e oposição, conforme aplicável.

12. Segurança da informação e incidentes

O Limpa Gyn adota medidas técnicas e organizacionais apropriadas para proteger os dados pessoais, incluindo controle de acesso, autenticação, trilhas de auditoria, backups, gestão de vulnerabilidades e procedimentos de resposta a incidentes.

As medidas observam boas práticas de governança, segurança da informação e as orientações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Em caso de incidente relevante, serão adotadas medidas de contenção, investigação e comunicação conforme a legislação aplicável.

13. Atualizações desta Política

Esta Política poderá ser atualizada a qualquer tempo para refletir melhorias operacionais, mudanças regulatórias ou contratuais.

A versão vigente estará disponível em canal oficial do Consórcio Limpa Gyn.